El proceso de licitación para automatizar la producción

Josep Lluís Díaz de Escalada, CEO de LogSolutions, nos detalla en este nuevo artículo cómo se desarrollan las etapas del proceso de licitación para automatizar la producción de una empresa

Josep Lluís Díaz de Escalada es CEO en Logsolutions

El proceso de licitación para automatizar la producción

Cuando una empresa decide automatizar parte de su proceso productivo, de almacenaje o de preparación de pedidos, se inicia un periodo de grandes cambios e incertidumbres en el cual, en un corto espacio de tiempo, la logística interna sufrirá grandes cambios estratégicos.

Especificaciones técnicas

El proceso de licitación para poder llegar a seleccionar el mejor partner no es sencillo. Un proyecto de automatización, de una parte o de la totalidad del proceso productivo, habitualmente se inicia con la elaboración de unas especificaciones técnicas que pueden ser preparadas por el personal interno de la compañía o con el soporte de un consultor logístico externo. Dichas especificaciones serán la base para que los proveedores que opten al pedido puedan realizar propuestas técnicas y económicas detalladas y adecuadas. Como norma general, los proveedores presentan ofertas diversas: con alcances, comentarios, exclusiones… El aspecto más complicado e importante del proceso, por parte del licitador, es poder analizar las distintas propuestas y poder ir alineando a los proveedores.

Costes adicionales

Cuando el proceso de licitación llega a su punto culminante (inicio de negociaciones), empieza una fase donde el contratista intentará conseguir el mejor precio posible, y el adjudicatario (en nuestro caso, la consultora logística) convencer que su propuesta es la idónea. Es la fase más propensa a que el proveedor (para poder cerrar el contrato) acceda a las últimas peticiones del contratista. Puede suceder que estas peticiones no queden suficientemente documentadas en el contrato, generando tensiones durante la ejecución del proyecto (costes adicionales o puntos abiertos, por ejemplo). Es por ello, que cobra especial importancia el contrato firmado entre ambas empresas (cliente y consultor logístico), en el que normalmente se adjuntan las especificaciones técnicas y la oferta del proveedor.

Resumen del pedido

Con el fin de reducir lo máximo posible aquellos aspectos que no estén debidamente documentados, desde LogSolutions recomendamos que, aparte de la especificación técnica y la oferta del proveedor, se genere antes del contrato un tercer documento que incluya a modo de resumen toda la información básica de pedido. A grandes rasgos, aconsejamos que en el documento resumen se incluyan: breve descripción del pedido, layout general, productividades requeridas en cada una de las áreas de la instalación, capacidades de almacenaje, rendimientos mecánicos del sistema (globales y por zonas), definición de las cargas de transporte (con sus limitaciones), códigos de identificación de las cargas (y sistema de lectura), definición de los procesos productivos, planes de contingencia en caso de posibles averías, desmontajes e interferencias, iluminación / red contraincendios / ventilación, necesidad de un sistema de monitorización, etc.

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