Las tres etapas de una auditoría logística

Josep Lluís Díaz de Escalada, CEO de Logsolutions, explica en este artículo los pasos que definen el proceso de una correcta auditoría logística

Josep Lluís Díaz de Escalada es CEO en Logsolutions

Las tres etapas de una auditoría logística

Cuando se inicia la actividad empresarial, el plan de empresa refleja los objetivos previstos de crecimiento. Con la previsión hecha, se busca en el mercado una nave acorde a las necesidades de la empresa que permita el crecimiento previsto para los primeros años. La realidad es que poco a poco, si se ha definido una estrategia adecuada, la superficie de la nave que en un principio era la necesaria, poco a poco ha sido ocupada. Internamente, se han intentado reorganizar las áreas y superficies lo máximo posible con el objetivo de ir liberando espacio para otras necesidades (de almacenaje, productivas, etc). Una vez nos encontramos en este punto, se llega a la conclusión de que ya no se dispone de superficie disponible para dar respuesta a las necesidades empresariales. Es en este momento donde las empresas recurren a los servicios de un profesional externo y experto en logística, con la finalidad de auditar el proceso productivo y de almacenaje interno, y plantear mejoras que permitan, entre otros propósitos, liberar áreas para que puedan ser utilizadas para los crecimientos esperados.

Las empresas deben recurrir a los servicios de un profesional externo y experto en logística

Etapas para tomar decisión acertada

Generalmente, el proceso de auditoría logística se divide en tres fases: La primera consiste en un análisis del sistema productivo actual. A continuación se realiza un análisis de datos y posterior realización de un informe incluyendo las conclusiones y propuestas de mejora. Finalmente llega la fase de decisión en la selección de mejor alternativa, proyecto de detalle e implementación.

1) Análisis del sistema productivo actual

Para poder realizar una auditoría acorde a la calidad y profesionalidad que el cliente merece es primordial conocer con el máximo detalle posible el flujo de materiales del proceso a estudiar. Por esta razón, el paso previo a la visita a la instalación a auditar es el de preparar un checklist donde se solicita toda la información existente respecto al layout, y datos relevantes de la instalación / producción / almacenaje / picking. Es muy importante organizar las reuniones internas necesarias con el objetivo de comentar los datos recibidos, y poder aclarar los detalles en cuanto a proceso, flujos y ubicaciones de almacenaje. El consultor deberá estar en planta el tiempo que el proyecto requiera para poder ver in situ los distintos flujos y la instalación en funcionamiento. Es recomendable realizar las visitas iniciales en un mínimo de dos fases para poder analizar las primeras impresiones y posteriormente confirmarlas o seguir indagando sobre determinados aspectos. Tras las visitas, y como finalización de la primera fase, se realiza un informe que incluye la foto actual del proceso productivo, áreas de almacenaje, productividades o recursos.

2) Análisis de datos y realización de informe

La segunda fase consiste en el análisis de datos y posterior realización de un informe incluyendo las conclusiones y propuestas de mejora. Antes de iniciar el análisis de los datos obtenidos, es importante definir juntamente con el cliente los objetivos de la auditoría: limitaciones existentes, crecimientos esperados o nuevas estrategias con el fin de asegurar que los resultados de la auditoría irán encaminados a la consecución de los objetivos definidos. Es aquí cuando se realiza el análisis detallado de los datos obtenidos, para después generar un informe que incluya las conclusiones respecto a la operativa actual. Este informe tendrá un layout general de las instalaciones, descripciones de los procesos operativos, representación de los distintos flujos de materiales, productividades, posibles ineficiencias observadas y recursos empleados. Del mismo modo incluirá también las distintas propuestas de mejora, a nivel general (dupla – terna de opciones), que principalmente deben informar sobre: Layout general, procesos operativos, inversiones, recursos necesarios, timming de implementación, crecimientos máximos admisibles y ROI previsto. Al disponer de un flujo de información constante entre empresa y consultor, se garantiza que los resultados obtenidos sean fiables y reales.

3) Decisión de mejor alternativa, proyecto de detalle e implementación

Juntamente con la propiedad, se analizan las diferentes opciones planteadas, y se selecciona la más adecuada. Finalmente, se debe desarrollar con el máximo detalle posible la alternativa seleccionada, preparar las especificaciones técnicas requeridas para poder solicitar a los posibles proveedores las ofertas requeridas y la planificación de las tareas (tanto las internas como las que deben ser adjudicadas a proveedores). En caso requerido, el consultor puede aportar un servicio adicional, coordinando las distintas tareas de la planificación prevista.

Josep Lluís Díaz de Escalada

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